Poslovni sastanak jedan je od oblika poslovne komunikacije čija je svrha kolektivna rasprava, razumijevanje problema i pitanja poduzeća (organizacija) i usvajanje odgovarajuće odluke.
Vrste poslovnih sastanaka dodjeljuju se za glavni cilj ili zadaće koje treba obraditi: planiranje, motivacija, unutarnja rutina aktivnosti, praćenje aktivnosti zaposlenika i ostalo.
Držanje i priprema poslovnog sastanka ima određenu tehnologiju, pri čemu se možete pridržavati ovog oblika poslovne komunikacije.
Korak 1. Određivanje svrhe sastanka i dnevnog reda.
Poslovni sastanak nije samo sastanakzaposlenika. Njegov cilj bi trebao izgledati kao rezultat cilja, odnosno usvajanje konkretne odluke. Stoga ovaj rezultat mora biti formuliran unaprijed. Što je konkretnija formulacija odluke, to će učinkovitije održati sastanak i postići će se rezultat. U procesu određivanja cilja, organizator mora odgovoriti na pitanje: Može li se ovaj problem riješiti određenim zaposlenikom u trenutnom radnom nalogu? Je li moguće zamijeniti sastanak s drugim oblikom rješenja?
Dnevni red je pripremljen unaprijed. Sudionici sastanka trebali bi biti upoznati s predstojećom raspravom, s potrebnim materijalima, kako bi mogli razmotriti rješenje. Štoviše, svaka stavka na dnevnom redu mora imati svoj cilj cilja. Pored stavki na dnevnom redu, sudionici sastanka obaviješteni su o vremenu raspoređenoj za raspravu o svakom pitanju.
Korak 2. Određivanje vremena i broja sudionika.
Tradicionalno, poslovni sastanci (osim zahitno) se održavaju na određeni dan u tjednu u popodnevnim satima. Identificirajte krug sudionika na takav način da upravljate minimalnim brojem zaposlenika. Najbolja opcija je 6-7 osoba. Konstruktivno rješavanje problema i problema ovisi o prisutnosti samo zainteresiranih osoba. Bolje je povjeriti sastanak onim zaposlenicima koji su najkompetentniji za ovu temu.
Korak 3. Organizacija mjesta održavanja.
Organizatori bi trebali predvidjetieventualno, kompatibilnost sudionika sastanka. To će vam omogućiti uređivanje stolica i sjedenje ljudi kako bi se povećala učinkovitost komunikacije. Informacije se percipiraju bolje i brže ako jasno vidite lice, oči, geste zvučnika.
Korak 4. Provođenje sastanka: trajanje i raspored.
Poslovni sastanak ima neke komponente,što izravno utječe na učinkovitost odlučivanja. Trajanje ne smije prijeći 40-45 minuta. Psihološki, kolektivni um ne može raditi produktivno iznad ovog vremena. Ako je potrebno nastaviti raspravu, preporučljivo je uzeti stanku najmanje 30 minuta, što povećava stanje zdravlja, pažljivost.
Poslovni sastanak trebao bi imati pravilanastupi. Za praćenje poštivanja propisa odgovoran je predsjednik. Međutim, poštivanje propisa svih sudionika sastanka pokazuje sposobnost osoblja.
Korak 5. Zapisnik sastanka.
Izrada službene dokumentacijeglavne faze sastanka, imena i govornici, prijedlozi i odluke, bitna komponenta poslovnog sastanka. Na temelju protokola menadžer ima pravo zahtijevati provedbu donesenih odluka.
Korak 6. Analiza pripreme i vođenja sastanka.
Poslovni sastanak smatra se uspješnim, ako je mogućepozitivno odgovoriti na pitanja: Koliko je točno krug sudionika sastanka? Je li mjesto sudionika doprinijelo učinkovitosti komunikacije? Koliko su bili zainteresirani sudionici rasprave? Što je služilo kao spontana strategija odlučivanja? Kakve proturječnosti između osobnih i kolektivnih ciljeva se očituju? Koji su razlozi za sukobe (ako su se dogodili)? Je li sastanak bio učinkovit?
</ p>
